A1-todistuksen hakemista määrittelee EU:n sosiaaliturva-asetus. A1-todistuksella todistetaan tarvittaessa, että ulkomailla tapahtuva työnteko on vakuutettu todistuksen myöntäneessä jäsenvaltiossa.

Asetuksessa ei ole määritelty kestoa ulkomaantyölle, jolle todistusta tulee hakea. Lyhyille kokous-, työ- ja virkamatkoille A1-todistusta ei kuitenkaan ole tarpeen hakea, ellei ole tiedossa, että vastaanottajamaa sitä edellyttää.

Jos joku ulkomainen taho sitä vaatii tai työmatkalla sattuu työtapaturma, A1-todistuksen voi hakea myös jälkikäteen.

Esimerkki: Pekka lähtee kahdeksi päiväksi seminaarimatkalle Ruotsiin. Pekan suomalainen työnantaja kysyy neuvoa Eläketurvakeskukselta ja kuulee, että lyhyille työmatkoille ei ole tarpeen hakea A1-todistusta, jollei vastaanottajamaa sitä tiettävästi edellytä, ja todistuksen voi tarvittaessa hakea myös jälkikäteen. Koska on epätodennäköistä, että A1-todistusta kysytään kohdemaassa lyhyellä seminaarimatkalla, työnantaja päättää olla hakematta A1-todistusta.

Esimerkki: Siru työskentelee ulkoasiainministeriössä ja matkustaa aika ajoin Brysseliin ja muualle Eurooppaan. Siru on lähdössä piakkoin työmatkalle Pariisiin. Virkamiehet kuuluvat EU:n sosiaaliturva-asetuksen perusteella työnantajamaansa sosiaaliturvalainsäädäntöön, mutta myös virkamiehille myönnetään A1-todistuksia. Koska virkamiehiltä ei lähtökohtaisesti kysytä A1-todistuksia lyhyillä virkamatkoilla, työantaja ei katso tarpeelliseksi hakea Sirulle A1-todistusta.

Esimerkki: Olli asuu ja työskentelee Suomessa suomalaisen työnantajan palveluksessa talousjohtajana. Olli on lähdössä kahden päivän messumatkalle Belgiaan. Ollilla on yleensä muutamia vastaavia lyhyitä ulkomaan työmatkoja vuodessa, mutta tälle vuodelle ei ole vielä sovittuna muita työmatkoja. Ollin työnantaja harkitsee A1-todistuksen tarpeellisuuden ja päättää hakea A1-todistusta vasta siinä vaiheessa, jos jokin ulkomainen taho sitä pyytää.