Työeläkealan yhteiset rekisteripalvelut

Eläketurvakeskus (ETK) on työeläkealan yhteisten keskusrekisterien rekisterinpitäjä ja tietojen omistaja. ETK ylläpitää ja kehittää rekistereitä ja rekisteripalveluita yhdessä Arek Oy:n ja eläkevakuuttajien kanssa.

ETK vastaa rekisterien ylläpitoon liittyvästä palvelutoiminnasta sekä eläkevakuuttajien neuvonnasta ja ohjeistuksesta, jolla varmistetaan rekisteritietojen oikeellisuus.

ETK osallistuu työeläkejärjestelmän ja ulkomaisten laitosten väliseen sähköiseen tietojenvaihdon kehittämiseen ja ylläpitoon yhdessä kotimaisten ja ulkomaisten yhteistyötahojen kanssa.

Eläkevakuuttajat ja ETK käyttävät työeläkealan yhteisten rekistereiden tietoja työeläketurvan toimeenpanossa. ETK luovuttaa keskitetysti työeläkejärjestelmän tietoja niille viranomaisille ja sosiaaliturvaa hoitaville tahoille, joilla on laissa säädetty oikeus näiden tietojen saamiseen.

Toiminta on laissa ja asetuksissa säädeltyä

ETK:n rekisterinpito- ja rekisteripalvelutehtävistä on säädetty ETK:sta annetussa laissa (Laki Eläketurvakeskuksesta 2§ 1 momentin 5 kohta). Lain mukaan ETK:n tehtävänä on huolehtia laissa sille määrättyjen tehtävien hoitamiseksi tarvittavista rekistereistä ja työeläkelaitosten työeläkelakien mukaista toimintaa varten tarvitsemien tietojen saatavuudesta.

Henkilötietoja käsitellessään ETK toimii EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamana rekisterinpitäjänä, ja sitä koskevat tietosuojalainsäädännön mukaiset rekisterinpitäjää koskevat velvoitteet.

Työeläkealan yhteiset rekisterit ja palvelut

Alla olevien palkkien takaa avautuvat lyhyet kuvaukset työeläkealan yhteisten rekistereiden käyttötarkoituksesta sekä  niihin liittyvistä palveluista.

Ansaintarekisteripalvelut

Työeläkejärjestelmän toimeenpanossaan tarvitsemia ansaintatietoja ylläpidetään ansaintarekisterissä. Ansaintatiedoilla tarkoitetaan mm. palkkatietoja ja eläkettä kartuttavia sosiaalietuustietoja.

Ansaintarekisteriin haetaan palkkatietoja kansallisesta tulorekisteristä. Tulorekisterin palkkatiedot eivät sellaisenaan ole työeläkejärjestelmän käytettävissä, vaan tietosisältö perustuu laissa määriteltyihin tiedonsaantioikeuksiin.

Eläketurvakeskus toimii rekisterinpitäjänä osassa tietoja, kuten esimerkiksi eläkettä kartuttavissa sosiaalietuuksissa. Nämä tiedot saadaan etuuksien myöntäjiltä.

Eläkelaitosrekisteripalvelut

Eläkelaitosrekisteri sisältää työeläkealalla tarvittavat tiedot kansallisista ja kansainvälisistä työeläkealan toimijoista. Eläkelaitosrekisterin tietoja hyödynnetään taustarekisterinä muiden rekistereiden toiminnassa.

Eläketurvakeskus huolehtii  rekisteritietojen oikeellisuudesta. Palvelutoiminnan tehtävät keskittyvät kotimaisten ja ulkomaisten toimijoiden yhteystietojen rekisteröintiin ja selvittelyyn.

Eläkekäsittelyä tukevat palvelut

Eläketurvakeskuksessa rekisteröidään ja välitetään eri toimijoille eläkehakemuksia ja eläkekäsittelyyn vaikuttavia tietoja. Eläkehakemustietoja tallennetaan työeläkealan yhteiseen Eläkehakemusjärjestelmään. Eläkevakuuttajille välitetään mm. eri viranomaisten perintäilmoituksia sekä tietoja tapaturma- ja liikennevakuutuslain mukaisten päivärahojen ja eläkkeiden muutoksista. 

Eläkevakuuttajille tarjotaan koulutusta ja ohjeistusta mm. eläkepäätöstietojen rekisteröinnistä työeläkealan yhteiseen Eläkepäätösjärjestelmään. Monimutkaisissa rekisteröintitilanteissa eläkepäätöksiä rekisteröidään eläkevakuuttajien puolesta. Rekisteritietojen oikeellisuus varmistetaan rekisteröintiä valvomalla. 

Työeläkealan yhteisellä Vakuutuskausisovelluksella muodostetaan vakuutuskaudet henkilön työhistorian perusteella. Eläkevakuuttajat, Kelan kansainvälisten asioiden keskus, Eläketurvakeskus ja ulkomaiset yhdyslaitokset tarvitsevat vakuutuskausia EU-eläkehakemusten käsittelyssä ja eläkkeen laskennassa. Eläketurvakeskus tukee ja neuvoo sovelluksen käytössä.

Rekisteröimme myös ulkomailta saatujen lähetetyn työntekijän todistustietoja työeläkealan yhteiseen Asianhallintajärjestelmään, joka toimii useiden palveluiden taustajärjestelmänä.

Henkilörekisteripalvelut

Työeläkealan henkilötietorekisteri sisältää työeläkealan tarvitsemat henkilötiedot.  Tietoja käytetään tunnistetietoina työeläkealan muissa rekistereissä ja muiden rekistereiden taustajärjestelmänä.

Eläketurvakeskus huolehtii rekisteritietojen oikeellisuudesta ja valvoo henkilötietojen käyttöä työeläkealalla. Palvelutoiminnan tehtävämme keskittyvät kotimaisten ja ulkomaisten henkilötietojen yhteystietojen rekisteröintiin ja selvittelyyn.

Tarvittaessa eläkevakuuttajille annetaan apua järjestelmissä tunnistamattomien henkilöiden tietojen selvittelyssä. Henkilötunnuksettomille henkilöille voidaan avata eläkevakuuttajien pyynnöstä väliaikaisia keinotunnuksia.

Ulkomaisten laitosten kanssa vaihdetaan sähköisesti henkilötietoja. Henkilötietojen (vakuutusnumero- ja nimitiedot) vaihto nopeuttaa eläkehakemusten käsittelyä. Eläkkeensaajien olosuhdemuutostietojen vaihto vähentää liikamaksujen syntymistä ja antaa eläkevakuuttajille ajantasaista tietoa ulkomailla asuvien eläkkeensaajien elinolosuhteista.

Otepalvelut

Työsuhdeote tarjoaa palvelua eläkelaitosten eläkeratkaisua, vakuutetun verkkopalvelua ja ennakkoneuvontaa, selvittelyä sekä vuosittaista työeläkeotteen muodostamista varten. Työsuhdeotteella oleva ansaittu eläke lasketaan työeläkejärjestelmän yhteisessä eläkkeenlaskenta-ohjelmistossa. Työsuhdeotteella välitetään tietoa myös muista työeläkejärjestelmän rekistereistä.

Eläkelaitosten lisäksi työsuhdeotepalvelu on käytössä mm. tapaturmavakuutusyhtiöillä, henkivakuutusyhtiöllä, Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunnalla ja Työllisyysrahastolla.

Työeläkeotteella on vakuutetun tiedot kaikesta eläkettä kartuttavasta ansiotoiminnasta. Työeläkeotejakelun hoitavat pääsääntöisesti työeläkevakuuttajat. Eläketurvakeskuksen lakisääteinen vuosittainen työeläkeotejakelu suunnataan henkilöille, joilla ei ole ansiotietoja tai joilla on vain tiettyjä palkattomia etuuksia. Otejakelu tehdään puuttuvien ansiotietojen tarkistamista varten.

Työeläkeote annetaan viranomaisotepalveluna mm. Kelalle ja työttömyyskassoille niiden lakisääteisten tehtävien hoitamista varten.

Tietoja vakuutetun viimeisestä työskentelystä ja maksussa olevasta eläkkeestä annetaan tarvittaessa tietyille viranomaisille lain perusteella ns. viranomaisotteella (mm. ulosottoviranomaiset ja kuntien sosiaaliviranomaiset).

Kela hyödyntää yrittäjätyötulotietojen kyselypalvelua eri etuuksiensa määrittämisessä. Kelalle annetaan myös arvio työeläkkeen määrästä mahdollisten turhien työkykyarviointien välttämiseksi.

Työnantajarekisteripalvelut

Työnantajarekisterissä on tiedot työeläkevakuutuksia ottaneista työnantajista ja heidän työntekijöilleen järjestämästä eläketurvasta. Työeläkevakuuttajat toimittavat tiedot rekisteriin.

Eläketurvakeskus tarjoaa työnantajarekisteriin liittyvää neuvontapalvelua ja tarvittaessa työnantajatietoja rekisteröidään eläkevakuuttajien puolesta. Rekisteritietojen oikeellisuus varmistetaan rekisteröintiä valvomalla. 

Työnantajarekisterin tietoja käytetään työnantajan vakuuttamisvelvollisuuden valvontaan, työsuhdeselvittelyyn, vakuutuksen olemassaolon selvittelyyn ja neuvontaan. Rekisteriä käytetään myös työeläkejärjestelmän muiden järjestelmien taustajärjestelmänä.

Työnantajarekisterin tietoja toimitetaan kansalliselle tulorekisterille, jotta työnantajan työeläkevakuutuksen voimassaolo voidaan tarkistaa jo palkkatietoilmoitusta tehtäessä.