De gemensamma registertjänsterna inom arbetspensionssektorn

Pensionsskyddscentralen (PSC) är personuppgiftsansvarig för de gemensamma centralregistren inom arbetspensionssektorn och ägare av uppgifterna. PSC upprätthåller och utvecklar dessa register och registertjänster tillsammans med Arek Oy och pensionsförsäkrarna.

PSC ansvarar för serviceverksamheten i anslutning till upprätthållandet av registren samt rådgivningen och instruktionerna med vilka registeruppgifternas riktighet säkerställs.

PSC deltar i utvecklingen och upprätthållandet av det elektroniska informationsutbytet mellan arbetspensionssystemet och utländska institutioner tillsammans med samarbetspartner i Finland och utomlands.

Pensionsförsäkrarna och PSC använder uppgifter från arbetspensionssektorns gemensamma register i verkställigheten av arbetspensionsskyddet. PSC överlåter centraliserat uppgifter ur arbetspensionssystemet till myndigheter och de inrättningar som sköter om den sociala tryggheten och vilka enligt lag har rätt att ta del av dessa uppgifter.

Verksamheten regleras i lagar och förordningar

Bestämmelser om Pensionsskyddscentralens uppgifter i fråga om att föra register och registertjänster finns i lagen om Pensionsskyddscentralen (2 § 1 mom. punkt 5). Enligt den har PSC som uppgift att ha hand om de register som behövs för de uppgifter som föreskrivits för den i lag och se till att den information som arbetspensionsanstalterna behöver för verksamheten enligt arbetspensionslagarna är tillgänglig.

När Pensionsskyddscentralen behandlar personuppgifter är den personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning och omfattas av de skyldigheter som personuppgiftsansvariga har enligt dataskyddslagstiftningen.

Gemensamma register och tjänster inom arbetspensionssektorn

Under följande rubriker finns korta beskrivningar av användningssyftet för arbetspensionssektorns gemensamma register och tjänsterna i anslutning till dem.

Intjäningsregistret

De intjäningsuppgifter som behövs för verkställigheten av arbetspensionssystemet upprätthålls i intjäningsregistret. Med intjäningsuppgifter avses bl.a. löneuppgifter och uppgifter om pensionsgrundande sociala förmåner.

Löneuppgifter till intjäningsregistret fås från det nationella inkomstregistret. Löneuppgifterna i inkomstregistret är inte som sådana tillgängliga för arbetspensionssystemet, utan datainnehållet grundar sig på den lagstadgade rätten till information.

Pensionsskyddscentralen är personuppgiftsansvarig för en del av uppgifterna, till exempel för pensionsgrundande sociala förmåner. Dessa uppgifter fås från förmånsbeviljarna.

Pensionsanstaltsregistret

Pensionsanstaltsregistret innehåller de uppgifter om nationella och internationella aktörer som behövs inom arbetspensionssektorn. Uppgifter ur pensionsanstaltsregistret används som bakgrundsregister i verksamheten av andra register.

Pensionsskyddscentralen har hand om registeruppgifternas riktighet. Centrala uppgifter för serviceverksamheten är registrering och utredning av olika aktörers kontaktuppgifter i Finland och utomlands.

Tjänster för pensionshandläggningen

På Pensionsskyddscentralen registreras pensionsansökningar och andra uppgifter som inverkar på pensionshandläggningen. Ansökningarna och uppgifterna förmedlas vidare till olika aktörer. Pensionsansökningsuppgifter sparas i arbetspensionssektorns gemensamma Pensionsansökningssystem. Till pensionsförsäkrarna förmedlas bl.a. indrivningsmeddelanden från olika myndigheter samt uppgifter om ändringar i dagpenningar och pensioner som betalas enligt olycksfalls- och trafikförsäkringarna.

Pensionsförsäkrarna tillhandahålls utbildning och anvisningar om bl.a. registrering av pensionsbeslutsuppgifter i arbetspensionssektorns gemensamma Pensionsbeslutssystem. I komplicerade fall registreras pensionsbesluten åt pensionsförsäkrarna. Registreringen övervakas också för att säkerställa att registeruppgifterna blir korrekta.

Med arbetspensionssektorns gemensamma Applikation för försäkringsperioder bildas försäkringsperioderna utgående från personens arbetshistoria. Pensionsförsäkrarna, FPA:s center för internationella ärenden, Pensionsskyddscentralen och de utländska förbindelseorganen behöver uppgifter om försäkringsperioderna vid handläggningen av EU-pensionsansökningarna och vid beräkningen av pensioner. Pensionsskyddscentralen ger stöd och anvisningar för bruket av tillämpningen.

Vi registrerar också de intygsuppgifter vi fått från utlandet om utsända arbetstagare i arbetspensionssektorns gemensamma Ärendehanteringssystem, som fungerar som ett bakgrundssystem för flera olika tjänster.

Personregistret

Arbetspensionssektorns personuppgiftsregister innehåller de personuppgifter som behövs inom arbetspensionssektorn. Uppgifterna används som identifieringsuppgifter i arbetspensionssektorns andra register och som bakgrundssystem för andra register.

Pensionsskyddscentralen ser till registeruppgifternas riktighet och övervakar användningen av personuppgifter inom arbetspensionssektorn. Centrala uppgifter i vår serviceverksamhet är registrering och utredning av personers kontaktuppgifter i Finland och utomlands.

Vid behov hjälper vi pensionsförsäkrarna med att utreda uppgifter om personer som inte gått att identifiera i systemen. För personer som saknar personbeteckning kan temporära beteckningar skapas på begäran av pensionsförsäkrarna.

Med utländska anstalter utbyts personuppgifter elektroniskt. Utbytet av personuppgifter (försäkringsnummer och namn) försnabbar handläggningen av pensionsansökningarna. Utbytet av uppgifter om förändringar i pensionstagarnas omständigheter minskar betalningar utan grund och ger pensionsförsäkrarna aktuell information om utomlands bosatta pensionstagares levnadsförhållanden.

Utdragstjänster

Anställningsutdraget används av pensionsanstalterna i deras arbete med pensionsavgöranden, webbtjänster och förhandsrådgivning för de försäkrade, utredningar och de årliga arbetspensionsutdragen. Den intjänade pensionen som anges på anställningsutdraget beräknas med arbetspensionssystemets gemensamma pensionsuträkningsprogramvara. På anställningsutdraget förmedlas också uppgifter från arbetspensionssystemets andra register.

Anställningsutdragstjänsten används också bl.a. av olycksfallsförsäkringsbolagen, livförsäkringsbolagen, besvärsnämnden för arbetspensionsärenden och Sysselsättningsfonden.

På arbetspensionsutdraget finns uppgifter om den försäkrades pensionsgrundande förvärvsverksamhet i sin helhet. Utskicket av arbetspensionsutdrag sköts främst av arbetspensionsförsäkrarna. Pensionsskyddscentralens lagstadgade årliga utskick av pensionsutdrag gäller personer som inte har uppgifter om förvärvsarbete eller som endast har fått vissa sociala förmåner för oavlönade perioder. Pensionsutdragen skickas så att mottagarna kan kontrollera om det saknas uppgifter.

Arbetspensionsutdrag ges också till olika myndigheter, t.ex. FPA och arbetslöshetskassorna för deras lagstadgade uppgifter.

Uppgifter om en försäkrad persons sista förvärvsarbete och löpande pension utlämnas vid behov till vissa myndigheter enligt lag på s.k. myndighetsutdrag (bl.a. utsökningsmyndigheter och kommunernas sociala myndigheter).

FPA använder tjänsten för förfrågningar om företagararbetsinkomster för att kunna fastställa olika förmåner. FPA får också uppskattningar av arbetspensionernas belopp för att undvika eventuella onödiga bedömningar av arbetsförmågan.

Arbetsgivarregistret

I arbetsgivarregistret finns uppgifter om arbetsgivare som tecknat arbetspensionsförsäkringar och det pensionsskydd som de ordnat för sina anställda. Uppgifterna till registret kommer från arbetspensionsförsäkrarna.

Pensionsskyddscentralen ger rådgivningstjänster i anknytning till arbetsgivarregistret och vid behov registreras arbetsgivaruppgifter åt pensionsförsäkrarna. Riktigheten av registeruppgifterna säkerställs genom att övervaka registreringen.

Uppgifterna i arbetsgivarregistret används för övervakning av arbetsgivarnas försäkringsskyldighet, utredning av anställningsförhållanden, utredning av försäkringar och rådgivning. Registret används också som bakgrundssystem för arbetspensionssystemets andra system.

Uppgifter från arbetsgivarregistret sänds till det nationella inkomstregistret så att giltigheten av arbetsgivarens arbetspensionsförsäkring kan kontrolleras redan när anmälan om löneuppgifter görs.